Confronto tra Web Intelligence ed Excel

Mi capita spesso per lavoro di dover paragonare Web Intelligence ad Excel, perchè spesso Excel viene preso come punto di riferimento dagli utenti; per far comprendere meglio le potenzialità di Web Intelligence mi trovo quindi a dover elencare le funzionalità che Web Intelligence include, per sottolineare che alcune sono in sovrapposizione con Excel, mentre altre sono tipiche di uno strumento di Business Intelligence e quindi velocizzano il lavoro rispetto al famoso tool di casa Microsoft.

Ecco le funzionalità che secondo il mio personale parere vale la pena evidenziare, divise tra funzionalità di base e avanzate.

Base:

• Gestione di tabelle e grafici
• Pivot table
• Formattazione di testo, bordi, sfondi, allineamento, testo a capo, ecc
• Formattazione dei testi, date e numeri e formati personalizzati
• Subtotali (Interruzioni)
• Raggruppa e separa (Fold / Unfold)
• Paginazione (Sezioni)
• Calcoli semplici
• Calcoli complessi
• Formule
• Variabili
• Utilizzo di funzioni avanzate (matematiche, gestione delle date e dei testi, ecc)
• Correttore delle formule errate
• Help contestuale
• Formattazione condizionata (Alert)
• Best / Wrost (Classifica)
• Ordinamento A-Z, Z-A e personalizzato
• Annulla e Ripeti operazioni
• Trova
• Stampa
• Filtri nella query
• Filtri nello sheet
• Filtri nell'oggetto
• Gestione di diversi fogli (multi sheet)
• Filtri semplici, complessi e tramite tendina
• Condizioni dinamiche nelle query (Prompt)
• Copia / Incolla degli oggetti (celle singole, Tabelle e Grafici)
• Copia formato
• Copia come testo o come immagine per incollare ovunque
• Trasformazione tabella in grafico e viceversa
• Template prestabiliti
• Inserimento immagini e logo
• Aggiornamento automatico all'apertura
• Descrizione dei report al salvataggio con testo libero e parole chiave
• Posizionamento automatico degli oggetti (Posizione relativa)
• Indici (Abbinamento)
• Riferimento puntuale a particolari celle di valori
• Commenti
• Export in PDF (con gestione dell'indice come nel report)
• Export in Excel (con gestione dei grafici come grafici di Excel)
• Export in CSV e Testo
• Salva il report in locale o sul server
• Accesso ai report sul server via web browser
• Creazione di nuovi report via web browser
• Descrizione degli oggetti contestuale

Avanzate:

• Navigazione tra i dati su tabelle e grafici (Drill down, Drill up e Drill Across)
• Fotografia statica di un report durante la navigazione (Snapshot durante il Drill)
• Formule con operatori avanzati che consentono di aggregare i dati
• Aggregazioni
• Sottoquery
• Query di Query
• Query combinate (union, minus e intersect)
• Gestione della priorità delle condizioni nella query con logica AND e OR
• Gestione della priorità delle filtri nei report o negli oggetti con logica AND e OR
• Utilizzo senza essere connessi al server (Off line)
• Link tra report differenti (Report Linking)
• Interazione con controlli di input come tendine, option box e check box
• Confronto cambiamento dei dati tra diversi aggiornamenti (Track data changes)
• Schedulazione automatica (oraria, giornaliera, settimanale, mensile,  a evento, su calendario prestabilito, ecc)
• Distribuzione massiva di un report dove ogni ricevente vede solo i propri dati (Report bursting)
• Conversione  di un oggetto del report in servizio Web
• Query verso fonti personali come file Excel, file CSV o servizi Web (Multy query)
• Query verso molteplici universi  (Multy query)
• Sincronia delle query tramite gli attributi (dimensioni) in comune
• Rimappatura di un report da un universo all’altro per riutilizzare il layout
• Condivisione di componenti tra report diversi

Nota: per questo post la versione di riferimento è la BI 4.2 SP6

Web Intelligence Masker

L’ultima versione del SAP Business Objects BI Support Tool include una nuova funzionalità molto interessante, se consideriamo le recenti novità introdotte dal GDPR, sto parlando del “Web Intelligence Masker”.
Questo tool permette di modificare alcuni contenuti di un report, cioè sostituisce i dati con del testo casuale e quindi camuffa o maschera i contenuti, permettendoci di condividere il risultato finale anche con società esterne ad esempio, impedendo quindi la visualizzazione di dati riservati.
Il tool si collega al repository di BO, ci permette di selezionare il report (vedi immagine) e tramite alcuni semplici parametri da anche la possibilità di mascherare tutti i dati del report se necessario, per esporre sostanzialmente solo la struttura dello stesso, oppure per esempio, lasciare visibili tutti i numeri, in questo modo (vedi seconda immagine) il report diventa comunque generico per chi lo riceve, perché i numeri anche se reali, non sono legati ad informazioni aziendali utili.

Come funziona? È semplice, il Web Intelligence Masker esporta in un file excel il contenuto del report che abbiamo scelto, pubblica nel repository nella stessa cartella del report originale il file excel, ne maschera i contenuti e poi crea un nuovo report Web Intelligence identico al nostro e rimappa la query puntando al file excel.

Riclassificare tramite Excel le informazioni che arrivano da un universo

E' possibile riclassificare dei valori estratti da un universo utilizzando un file excel esterno, anche se questo file riclassifica i valori dell'universo sulla base di due o più colonne, ecco come fare:

Ovviamente è necessario avere una query che estrare dei dati da un universo, nell'esempio che segue l'universo ci fornisce la "Regione" di appertenenza di un cliente e la relativa "Area", e quindi ci serve un file excel che per ogni coppia di "Regione" e "Area" ci fornisce una terza colonna che serve ad aggregare i dati estratti dall'universo.


(Vedi immagine A)

A1. Dobbiamo creare un nuovo fornitore dati che punta al file excel e dobbiamo gestire il fornitore come da immagine; è importante che la terza colonna, quella che serve a fare la riclassifica per aggregare, sia definita come Dettaglio, e quindi sia associata ad una delle altre due colonne, che devono essere definite come Dimensioni di analisi. Associamo il dettaglio alla Dimensione che ha il maggiore dettaglio

A2. Quando abbiamo estratto i dati dal file excel uniamo le dimensioni di analisi, cioè uniamo l'oggetto "Regione" all'oggetto da universo che ha lo stesso contenuto informativo e facciamo la stessa cosa per l'oggetto "Area"

A3. Andiamo nelle proprietà del documento (bottone destro su uno dei tab dei report) e attiviamo il flag "Estendi valori delle dimensioni sincronizzate"


(vedi immagine B)

B1. A questo punto possiamo portare nella tabella l'oggetto Dettaglio che arriva dal file excel che serve a riclassificare i dati dell'universo, nella tabella ci saranno già le informazioni che arrivano dall'universo

B2. Modifichiamo la formula che WebI ha creato nella colonna appena aggiunta per specificare tramite l'operatore IN quali sono le dimensioni di analisi che deve usare per valorizzare correttamente la riclassifica del file excel, quindi nel nostro esempio si tratta delle due dimensioni unite "Regione" e "Area", cioè le due colonne del file excel che identificano la riclassifica che ci interessa. L'operatore IN ha la seguente sintassi =[oggetto] IN ([dimensione1];[dimensione2])

Immagine A

Immagine B